Pozdní a nepřesná fakturace má negativní vliv na naše peněžní toky

Pan Veselý, majitel jedné pizzerie si za měsíc vydělá 236.550 Kč. Jeho měsíční výdaje jsou: náklady na mzdy - 100.000 Kč, pronájem - 25.000 Kč, zálohy na energie - 15.000 Kč, nákup surovin - 28.000 Kč, drobné výdaje - 2.680 Kč. 

Jeho cash flow za tento měsíc tedy činí: příjmy (236.550 Kč) mínus výdaje (170.680 Kč) = + 65.870 Kč. Peněžním tokem totiž rozumíme příjem a výdej peněžních prostředků. „Cash flow“ za určité období tedy představuje rozdíl mezi příjmy a výdaji za toto určité období. Vypadá to jednoduše, že ano?

Ale pan Veselý moc dobře ví, že existuje spousta věcí, které mohou mít vliv na jeho peněžní toky. Například…

 

Více/méně objednávek, plošné zdražení surovin/materiálu, nábor nových zaměstnanců, investice do nových přístrojů, školení, přeplatky/nedoplatky za energie, přestěhování se do levnějších/dražších prostor, vývoj nových produktů, změna dopravce/distributora, náklady na reklamní předměty, firemní telefony, auta, peněžní úhrady od odběratelů za výrobky, zboží, a služby včetně poskytnutých záloh, peněžní příjmy z prodeje či postoupení autorských práv, licencí, know-how a obdobných produktů, peněžní platby dodavatelům materiálu, zboží a služeb včetně placených záloh, peněžní platby zaměstnancům a jejich jménem (sociální pojištění atd.), splátky úvěrů, půjček, výplaty podílů na zisku, včasná a správná/pozdní a nepřesná fakturace, a mnoho dalšího.

Je skoro nemožné, aby pan Veselý ve své pizzerii, kde denně probíhají desítky finančních transakcí, měl o všech přehled. A přitom v některých případech jsou tyto transakce na sobě závislé. Není to zcela efektivní a pan Veselý moc dobře ví, že by vždy měl mít nějaké rezervy. Bohužel tomu, aby v některém měsíci nespadl do mínusu, zkrátka zabránit nemůže.

Pokud se například několik zákazníků zpozdí s platbou vystavené faktury, může to mít dopad na další pravidelné měsíční platby firmy (nájem, inkasa, faktury za suroviny...). V těchto případech pak musí pan Veselý sáhnout po rozpočtu na další měsíc a zásadně tím zasáhnout do cash flow daného měsíce. Bohužel tyto případy zkrátka ovlivnit nedokáže. Pokud zákazník v termínu nezaplatí, donutit jej k tomu nemůže.

Může ale ovlivnit přesný opak. Stejný problém mu totiž vyvstává, když fakturu nestihne vystavit on sám. Pokud fakturu vystaví pozdě, není to již vina zákazníka, že mu finance dorazí až po požadovaném termínu. Stejně tak když vystaví fakturu na nepřesnou částku – následně pak musí vystavovat další fakturu, která většinou spadne až do následujícího měsíce, a panu Veselému vzniká v účetnictví tak trochu chaos. Takže, jak by tomu mohl předejít?

Řeklo by se, že není nic jednoduššího, než si příjmy a výdaje pořádně hlídat…ale co když to opravdu zase až tak jednoduché není? Řešení se nabízí samo. Pochopil, že ze všeho nejdůležitější je časově sladit náklady a výnosy. Ano, stále používá tužku a kalendář a někdy, když má opravdu moc práce, přehodí tuto zodpovědnost na jednoho ze svých zaměstnanců, který mu termíny hlídá a zajišťuje, aby veškeré platby, jak příchozí tak odchozí, probíhaly včas.

Rozhodně by však uvítal nějaký jednodušší systém. Pan Veselý tedy začal přemýšlet o tom, že by do restaurace investoval větší částku k vylepšení jejího chodu. Nevedlo se mu totiž poslední dobou špatně a mohl si to dovolit. Rozhodl se pro zavedení účinného a kvalitního informačního systému, který mu pomůže s lepší organizací celé společnosti.

Odborníky si nechal poradit s výběrem vhodného systému a už se těšil na přínosy, které pro jeho firmu bude mít: pomůže mu ohlídat termíny zakázek, objednávek, expedic, ohlídá finance, faktury, lidské zdroje, zkrátka vše potřebné a důležité. A hlavně už nebude muset pověřovat nikoho hlídáním termínu splatnosti faktur – systém tohle bude hlídat za něj a bude jej na vše potřebné upozorňovat. Pomocí systému bude moci průběžně sledovat odchylky skutečnosti od plánu a včas tak bude informován o možných nesrovnalostech.  Pomůže mu omezit administrativu nutnou k vyřízení objednávky a zjednoduší dílčí fakturace a finanční reporting.

Systém vždy včas upozorní na termín, kdy je potřeba danému zákazníkovi vystavit fakturu, do kdy má který zákazník splatnost, nebo naopak kdy je potřeba odeslat nějakou platbu.  Umožní mu vždy vidět informace o peněžních tocích za dané období v reálném čase, a to bez zvýšené administrativní činnosti, s čímž souvisí i předcházení případným problémům a rizikům s pozdním placením dodavatelům. Nikdo přece nemá rád pozdní platby, a jak se říká – pořádek dělá přátele, což platí i v obchodním světě.



Máte zájem o více informací? Kontaktujte nás
Zadejte Vaši e-mailovou adresu, na kterou vám následně budeme zasílat informace o zveřejňování dalších článků na tomto webu a vy díky tomu nepřijdete o nic podstatného.
Váš e-mail:

Vaše komentáře (0)

Váš komentář bude odeslán ke schválení a poté publikován.

Jméno: E-mail:
Komentář:
 
antispamová ochrana: kod

     

Řešíte ve vaší firmě obdobné problémy?

Pokládáte si podobné nebo dokonce stejné otázky?
Pak jste tu správně!

Zde najdete srozumitelné řešení vašich problémů.